Una secretaria es la persona encargada de llevar un control minucioso sobre la administración de un determinado negocio o empresa, está encargada de rendir cuentas a un superior o jefe.
Debe poseer conocimientos de atención al público, realización de tareas contables, gestión en el desarrollo de tareas ofimáticas, entre otros. Llevando una agenda de todas las tareas que se deben cumplir en la oficina y así de esta manera mantener un control en el desarrollo de todos los proyectos.
Indice
¿Cuáles son las funciones de una secretaria?
Actuar como mediadora en la empresa.
Una de sus funciones principales de una secretaria es actuar de mediadora para facilitar el trabajo de su jefe, interviniendo en todo tipo de comunicación, tanto oral como escrita.
Algunas veces recibe las llamadas dirigidas a la agenda rutinaria de su jefe y sus correos electrónicos, también se encarga del recibimiento del público a la empresa.
Realizar funciones de ofimática
Debe tener manejo en todo tipo de funciones ofimáticas, ya que gran cantidad de documentos pasaran por sus manos. Encargándose en algunos casos del desarrollo de hojas de cálculo, o documentos en Word, siendo responsable de la calidad y precisión de todo lo que se le hará llegar al jefe.
Controlar el inventario de la oficina
Estar al tanto de todo lo correspondiente al inventario de la oficina, hacer mantenimiento de todas las maquinas como impresoras, fotocopiadoras y computadoras.
También debe llevar un control del almacenamiento de toda la información y los avances de cada trabajo.
Comunicación y control
La comunicación jugara un papel muy importante en el desarrollo de su trabajo, manteniendo una comunicación reciproca y proactiva con los demás empleados de la empresa y su jefe.
Al estar involucrada con la llegada de información de todos los proyectos presentes en la misma, deberá acudir a terceros para que la mantengan al día sobre las decisiones correctas que deba tomar.
