La palabra Cronograma proviene del griego, donde ‘‘Chronos’’ significa tiempo y ‘‘Grama’’ es el equivalente a mensaje escrito. Por lo tanto, la palabra cronograma según su origen etimológico puede definirse como mensaje escrito en el tiempo. En varios países es utilizado para mencionar a un calendario de trabajo o actividades.
Un cronograma es la representación de un conjunto de actividades, funciones y tareas llevadas a cabo en un tiempo determinado (representado con un principio ya un final) y organizados con detalles.
Indice
¿Cómo hacer un cronograma?
A la hora de realizar un cronograma, para que sea útil y preciso, debemos tener en cuenta:
La planificación
Una buena planificación es de carácter fundamental y se debe tener en mente desde el principio. Los cambios en torno al horario pueden afectar el proyecto o actividad y pudiendo causar un efecto de cambio sobre los procesos y los resultados.
Disponibilidad
Hace referencia a que tanto los miembros de un grupo u equipo con disponibilidad financiera pueden ayudar en torno a la realización de una tarea.
La identificación de los miembros del equipo y los individuos clave, en caso de ser un proyecto, es de suma importancia para la planificación de este, ya que nos permite gestionar entre diferentes opciones para tomar el camino que más nos favorezca evitando así, carencias, especialmente cuando el presupuesto es limitado.
Foco
La visión del proyecto. A la hora de decidir realizar el cronograma puedes elegir entre dos posibles alternativas:
- Orientarte en los resultados finales.
- Centrarte en las tareas.
División
Seguramente han escuchado en diversos planes de negocios e incluso en la cotidianidad ‘‘divide y vencerás’’ pues en esta parte también se aplica. La inclusión de hitos regulares permite la simplificación y mejora de la monitorización y facilita la introducción de ajustes, en caso de considerarse necesario.
Adaptación
La falta de flexibilidad en un proyecto u actividad constituye un error y un problema muy grave, ya que siempre hay que hay que tener en cuenta cualquier variación y hacer los cambios que sean necesarios en el cronograma para satisfacer las exigencias en torno al dinamismo que puede estar rodeando o rodea al proyecto u actividad. Esto se puede hacer elaborando un plan de contingencia.
Cronograma de una empresa
Para llevar una producción efectiva es útil el conocimiento de una herramienta básica, el cronograma, con este nos aseguramos un control en la planificación del proyecto.
El objetivo de un cronograma es la simplificación de nuestro trabajo para hacerlo más productivo.
En ocasiones la planificación de un cronograma realista no resulta una tarea fácil, por lo que es recomendable valerse de diferentes aplicaciones de planificación profesional que nos ayuden a simplificar nuestro trabajo.
¿Cuándo es necesaria la realización de un cronograma?
- Cuando tenemos proyectos con costes limitados.
- Grandes equipos de trabajo.
- Muchas actividades con características distintas y en ocasiones complejas.
- Gestión de diferentes roles de equipos.
- Empresas donde la comunicación en equipos es necesaria.
- Para la planificación de muchos cambios, en los cuales se utilizan cronogramas flexibles.
- En proyectos donde el plazo es ajustado, etc.
Plazos de tiempo realistas, ¿Cómo calcularlos?
Una de las dificultades en la realización de un cronograma es la estimación de las fechas de cada actividad, es decir, su duración o plazo de entrega.
Muchos profesionales apoyan aplicaciones que son favorables para el cálculo automático de las rutas de trabajo. Estas calculan la dirección exacta de la terminación del proyecto.
En la mayoría de las ocasiones resulta en una utopía terminar un proyecto en la fecha planificada, por ello, para conseguir que nuestras planificaciones sean realistas necesitamos:
- Trabajar con actividades que amortigüen los retrasos, es decir, que sean habituales.
- Realizar planificaciones que sean flexibles.
Tipos de cronogramas
Entre los tipos de cronogramas podemos encontrar:
cronograma de actividades
También denominado calendarización de proyectos. normalmente, es utilizado para el análisis del tiempo y los recurso.
Cronograma de investigación
Mediante su uso, podemos conocer los avances o progresos que se han logrado en cada una de sus etapas o determinar los problemas que no permiten el avance del proyecto.
Cronograma de trabajo
En este se detallan las actividades llevadas a cabo en la empresa.
Diagrama de Gantt
Una de las barras más usadas. Es una barra de entrada doble, donde se anotan las actividades y el tiempo de duración de cada una.
Diagrama de Pert
En este se representa de manera gráfica las relaciones existentes entre las actividades de un proyecto y es posible el calculo de tiempo para la ejecución de una tarea.
