El acta constitutiva de una empresa es un documento legal y obligatorio que debe tener toda entidad, ya que el mismo le da vida jurídica.
Este documento regula su estructura y su control, así como el de sus miembros, y en el se estipulan todos sus aspectos generales y básicos como: sus bases, fines, duración, integrantes, las funciones específicas que desempeñarán cada uno de ellos, y toda información de importancia y fundamental de la sociedad que se constituye.
La forma del acta depende del tipo de organización o empresa. Luego de creada se debe protocolar ante un profesional notario, firmada por todos sus socios. Esta es necesaria para entidades como una organización sin fines de lucro, una sociedad deportiva, una organización no gubernamental o una organización comercial, y sus creadores deben tener en cuenta la elaboración legal que la fundamenta.
En un acta constitutiva se establecen los servicios o productos a comercializar, se define el target de los clientes, la competencia y complementación de requisitos legales. La misma puede contener lo que la ley exige que se incluya, o cualquier otro asunto que la compañía desee incluir. Sin embargo, se recomienda que esta contenga los derechos, poderes y obligaciones de todas las personas involucradas en la empresa.
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Importancia del acta constitutiva de una empresa
El acta constitutiva es un documento muy importante, es como el acta de nacimiento de la empresa, lo que define su existencia.
Además, en ella se establecen las reglas para tomar decisiones, distribuir dividendos, y se pueden incluir cláusulas para el caso de fallecimiento o retiro de algún socio, o para que los familiares laboren o no en dicha empresa.
Es necesaria también porque permite operar como persona moral, es decir, gracias a él es posible emitir facturas, abrir cuentas de banco, y ser titular de derechos y obligaciones.
Requisitos para un acta constitutiva
Al tratarse de una sociedad comercial, existen una serie de requisitos mínimos que debe tener un acta constitutiva para ser un documento legal, tales como:
- Domicilio, el nombre y la nacionalidad de todas las personas que constituyan la entidad.
- Razón social que tiene la misma y el objetivo por el cual se crea.
- Denominación de la sociedad y su duración (tradicionalmente se estipulan 99 años).
- Aportaciones que determinarán el capital social.
- Cómo se afrontarán las pérdidas y el dónde de reserva.
- Nombramiento de todos los administradores y la designación de aquellos que puedan llevar la firma fiscal.
- La manera en que se va a administrar la sociedad y cuáles van a ser las facultades de los administradores.
- En caso de disolución, cuáles van a ser las bases que se plantearán para liquidar la sociedad mercantil.
Ventajas del acta constitutiva
Facilita entender la razón de creación del proyecto.- Define las expectativas de las partes interesadas para su correcto entendimiento.
- Determina los riegos, teniendo como bases restricciones y suposiciones.
- Brinda seguridad a todos los socios, ya que no solo se designan para cada uno responsabilidades, también derechos.
Desventajas
- Este documento contiene mucha información.
- Al momento de tomar decisiones, solo comparten en comunicados.
Costo de un acta constitutiva
Solicitar los servicios de un profesional notario es un gasto necesario cuando se crea una empresa, ya que sin su firma el documento no quedaría registrado. Pero conocer cuánto cuesta un acta constitutiva es algo complicado, debido a que cada notario tiene sus propias tarifas, y además depende de varios factores tales como:
- El país en que se resida al crear empresa, ya que esta actividad notarial es regulada de forma distinta en cada espacio territorial.
- La actividad y el capital social en que se apoyará la empresa. Algunos documentos notariales dependerán del precio o valor de los bienes del negocio que se documentará.
