El inventario es un documento contable que consiste en una relación de bienes que pertenecen a una entidad.
Mantener un inventario actualizado y preciso es una de las cosas más importantes que se debe hacer para la eficiencia de un negocio.
Las ventajas van desde ganancias financieras más concretas (ya que se evita el desperdicio) a beneficios inmateriales, como la mejora de la relación con el cliente.
Indice
Método de inventario perpetuo.
Gracias a su buena organización, el inventario es uno de los mejores sistemas de registro para la mercancía.
Es también llamado método de inventario perpetuo o sistema de inventario constante, pues como su nombre lo dice, es permanente.
En este sistema se ordena la información de una forma que fácilmente pueda ser localizable sin ningún problema y por quién lo requiera, el costo de lo que se vende, el valor del inventario final y la utilidad.
En este se mantiene un registro perpetuo, siendo actualizado diariamente por cada movimiento de inventario que se haga y por el valor del artículo vendido costeado.
El sistema de inventario, o método de inventario perpetuo, es uno de los más completos ya que una de las ventajas que posee frente a los otros, es que nos da un control constante de los precios de adquisición de la mercancía, así como el costo de su salida desde el almacén.
Este se caracteriza por poseer tres cuentas: Almacén, costo de venta y venta.
Almacén.
Como se sabe, el almacén es ese lugar que sirve para almacenar bienes dentro de una cadena de suministro.
Los almacenes poseen una cuenta del activo circulante, que se maneja a precio de costo, por lo que su saldo generalmente, es deudor.
- Expresa entonces, la existencia de bienes, es decir, el inventario.
- Esta cuenta se carga del:
- Valor de las compras
- Del costo de inventario al comienzo
- Del costo de las devoluciones.
- Del costo de las compras.
- Todo esto es a precio de costo.
Se abona del:
- Valor de las ventas.
- Valor de los productos que son devueltos.
- Valor de las rebajas que se le aplican a las compras.
En él, como ya se mencionó, su saldo es negativo y representa el valor de toda la mercancía que posee el almacén.
Costo de ventas.
El costo de ventas es el costo que requiere comercializar un producto, o el costo que conlleva prestar un servicio. Es decir, que es el precio que hay que pagar para producir o comprar un producto que se vende o se almacena.
Esta cuenta es por supuesto, de mercancía y al igual que la anterior, se maneja a precio de costo.
El saldo también es negativo o deudor, y expresa el costo de lo que se ha vendido. Esta se carga durante el ejercicio de la venta del valor de las ventas y se abona del valor de las devoluciones.
Ventas.
La venta es aquella actividad que busca toda empresa o negocio, obtener dinero a cambio de un bien o servicio dentro de su mercado. Es una de las cosas más delicadas, pues su éxito o fracaso estará determinado por múltiples factores.
La cuenta de ventas es de mercancía, y al igual que la anterior, se maneja a precio de venta, pero a diferencia de este, su saldo siempre debe ser positivo.
En él se expresan las ventas netas de la empresa, pero al terminar el ejercicio, cuando se contrasta con el costo de lo vendido, es la cuenta que entrega los resultados, ya que su saldo básicamente expresa la utilidad bruta en el caso de ser positivo.
Se carga siempre, durante el ejercicio de las ventas del valor de las devoluciones, del valor que tienen las posibles rebajas y se abona evidentemente del valor de las ventas. Todo a precio de costo.
Ventajas del método de inventarios perpetuos.
- No es necesario cerrar la empresa o el negocio para conocer el inventario, pues existe una cuenta específica que controla lo que está en almacén.
- No es necesario realizar inventarios físicos, por lo que se puede conocer el valor de todo el inventario.
- Es posible conocer si hubo algún extravío o robo porque se sabe muy bien que mercancía se debería tener.
Ventajas y desventajas de los inventarios.
Ventajas del inventario.
Evita el desperdicio.
La principal función de un control preciso de inventario es evitar el desperdicio en varios niveles en la empresa.
No hay sentido almacenar grandes cantidades de un determinado producto si la demanda para este es muy pequeña.
Los recursos invertidos en un producto que no se está vendiendo podrían aplicarse en otros sectores de la empresa, como Marketing o Planificación, resultando en inversiones y crecimiento de en el negocio.
Reducción de la pérdida de ventas.
Perder ventas por no tener un buen control de inventario también es un error que no se puede dar el lujo de cometer. Este tipo de situación ocurre cuando existe una determinada cantidad de clientes que desean comprar un producto, pero no existe en stock. Esto puede suceder por varios motivos (problemas con su proveedor, por ejemplo), pero no puede ocurrir cuando es el resultado de una falta de control sobre su demanda.
Identificación de problemas.
Otra gran ventaja cuando se mantiene un control de inventario preciso es conseguir identificar los errores precozmente. Pero ¿qué tipos de errores? Problemas en las solicitudes de algún vendedor, muchos productos que sufren averías en el proceso de empaquetado y pedidos incorrectos al sector de compras son algunos ejemplos.
Desventajas del inventario.
Trabajo Intensivo.
Una desventaja los sistemas del inventario es el exigente monitoreo continuo para garantizar que cada transacción sea contabilizada.
También es más difícil compartir información de inventarios para toda una empresa, porque una falta de información o acceso a los registros de inventarios dificulta el proceso convirtiéndolo en un proceso engorroso.
Error humano.
El sistema de inventario manual, por ejemplo, depende de las partes del personal, lo que aumenta una posibilidad de error humano.
Puede ocurrir a medida que las personas se encuentran en el registro de una transacción, o sencillamente, cuentan incorrectamente con una cuantificación de mercaderías. Esto también se traduce en compras innecesarias que aumentan los costos de la empresa y el uso del irrazonable recurso.
