El manual organizacional de una empresa es un documento oficial y de carácter técnico normativo que contiene de manera detallada y clara cada una de las funciones que son asignadas a quienes la conforman y su estructura orgánica, así como además las misiones específicas, autoridad designada a todos los miembros de la organización, la coordinación y los requerimientos de los puestos de trabajo.
En la actualidad se hace mucho más necesaria la existencia de que este tipo de documento en las empresas, no únicamente debido a que es un requerimiento de las certificaciones de calidad, sino también porque a nivel interno de la organización su uso permite que sean minimizados los conflictos de departamentos, divide el trabajo, es un fomento al orden y también atribuye responsabilidades.
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Importancia del Manual de Organización y Funciones
Todas las empresas necesitan un tipo de normativa como de este documento, sin importar sin son pequeñas, medianas o grandes empresas.
También es de gran relevancia que definan la misión, visión y los valores que van a orientarla hacia lograr sus objetivos.
De manera regular, se encuentra en empresas pequeñas a trabajadores que no saben lo que deben hacer, sobre cuando están recién llegados a la organización, tardar de dos a tres días sin tener conocimiento de cuales son sus roles en el puesto que acaban de asumir.
Esta es una situación que se presenta debido a la ausencia de organización de la empresa. Lo primero que debe conocer un nuevo empleado son los objetivos, visión y misión de la compañía, su manual de funciones y su organigrama.
Entonces, la importancia del manual de organización radica en los siguientes aspectos:
- Hace posible el proceso de inducción de las personas y permite que estén orientadas respecto a sus responsabilidades en el cargo que se le ha designado, así como de sus funciones. Además, facilita la aplicación de los diversos programas de capacitación.
- Determina la autoridad de cada uno de los cargos dentro de la estructura de cada una de las dependencias, las responsabilidades y las funciones específicas que todos deben cumplir a cabalidad.
- Suministra o pone a la disposición de los servidores y funcionarios la información respecto a su dependencia, coordinación y sus funciones para el cumplimiento de sus cargos.
Elaboración de un Manual de organización empresarial
Para la elaboración de este documento es necesario:
- Que cada uno de los lideres de la empresa, quienes tiene a su cargo la toma de decisiones, aparten varias horas para las decisiones que tengan que ver con los temas.
- La formación de un equipo técnico ya sea externo o interno, que sea líder en el proceso.
- La organización necesita tener un plan de estrategias activo, ya que sin el no será posible la realización del manual.
- Que el equipo técnico seleccionado haga uso de una metodología para la elaboración del cronograma, así como también para el plan de estrategias que se refleje en cada uno de los cargos.
- Poner el manual a la disposición de todo el personal de la organización.
Criterios para elaborar un Manual de Organización
Para la elaboración de este documento, es necesario que las empresas tomen en cuenta los siguientes criterios:
- En el documento no se debe crear unidades organizas nuevas diferentes a las que ya se contiene, ni tampoco modificarlas.
- La redacción de función de cargos debe contener un lenguaje breve, sencillo y claro, y la acción que se va a desempeñar debe expresarse en verbo infinitivo, al comienzo de cada una de las funciones, indicar el propósito y de qué trata la acción.
- Se debe elaborar de manera independiente en cada una de las unidades orgánicas del segundo nivel de organización de las empresas.
- En el manual no se debe crear puestos de trabajos adicionales, ni modificar los que ya han sido establecidos en el cuadro de designación de personal.
