Se le llama carta de presentación de una empresa al documento a través del cual el emprendedor anuncia el estreno de su nuevo negocio al público en general.
En esta carta se expresa el nombre de la nueva compañía, el lugar en el cual se ubica y los servicios y productos que ofrece. Todo esto con el propósito de hacerle llegar la información a todos sobre su apertura y obtener su primera clientela.
Cuando un negocio inicia, la situación suele ser complicada y muchas compañías no poseen los recursos que necesitan para llevar a cabo un plan de comunicación, junto a sus respectivas campañas de publicidad. Es por esto que una manera más económica de llegar a obtener un número potencial de clientes es la carta de presentación empresarial. En la misma también es posible añadir la invitación a la inauguración del negocio, así como también exponer alguna oferta de apertura.
Básicamente, se puede entender que la carta de presentación de una empresa es enviada a los posibles nuevos clientes para llamar su atención sobre el negocio y comenzar a obtener beneficios y a producir actividad a corto plazo.
Por una parte esto es cierto, sin embargo su finalidad va mucho más allá. El propósito de una carta de presentación de una empresa también puede ser informar a los proveedores de la existencia del negocio para obtener abastecimiento, llamar la atención de una entidad bancaria con la que se quiera realizar un préstamo o hacerle saber a los vecinos de la nueva compañía la existencia de la misma para iniciar el proyecto manteniendo buenas relaciones empresariales.
Indice
Estructura de la Carta de Presentación Empresarial
Hay modelos diferentes de carta de presentación pero generalmente todos tienen una estructura que se les parece.
Saludo y Presentación
Al principio de la carta se añade la fecha junto al lugar de origen donde se realiza, luego se coloca el logo de la empresa, después el nombre de la compañía receptora y en caso de existir, se pone el nombre del representante de la empresa a la que se dirige, como por ejemplo: el encargado del departamento de compras.
En el primer párrafo se redacta un saludo formal, seguido de la presentación de la empresa y a qué se dedica la misma.
Detallar los Servicios
En el segundo párrafo se añaden los demás detalles sobre la función de la empresa, para qué sirve y en caso de ser necesario, se pueden anexar catálogos de los productos que se trabajen en la empresa.
Mencionar los Logros
El tercer párrafo de la carta de presentación empresarial se destina para enlistar los logros obtenidos en la compañía durante el tiempo que tiene activa. Se hace énfasis en los más trascendentales.
Solicitud de Reunión
Lo siguiente es informar sobre el interés de establecer relaciones empresariales con la compañía receptora y hacer la solicitud de una reunión con la persona a cargo. Se pueden añadir informaciones sobre ofertas y promociones que se estén desarrollando en el momento.
Agradecimiento y Despedida
Para finalizar, se agradece la receptividad de la compañía y se despide de manera cordial. Se coloca el nombre del representante de la empresa de último.
Características de la Carta de Presentación Empresarial
- Se emplea con la finalidad de conseguir asociaciones nuevas.
- Está compuesta de datos acerca de los servicios y de los productos que la empresa ofrece.
- Representa una manera de comunicación entre dos compañías, por eso se hace acompañar del logo de la misma.
- Mantiene la parte de la identidad comercial de toda la compañía.
- Normalmente se hace acompañar de material POP.
Consejos a la hora de redactar
- Se debe tomar en cuenta la ortografía, ya que esto le suma calidad a la redacción de la carta.
- La carta debe tener formalidad en todo tiempo.
- La información presentada en la carta se debe validar anexando algún documento que permita probar la existencia legal de la compañía.
- La comunicación debe ser breve, usualmente una cuartilla.
