Una carta formal es un documento en el que se hace referencia a un tema de carácter institucional, político, laboral académico, empresarial, entre otros, cuyo contenido se caracteriza por contener un lenguaje cordial, respetuoso y formal, debido esto a que el receptor y emisor no tienen un vínculo estrecho.
En ese sentido, este escrito debe cumplir con una serie de características y elementos que lo diferencia de cualquier otro tipo de comunicado escrito y de la carta informal.
Esta correspondencia, que hace posible la comunicación ente dos personas generalmente desconocidas, se acostumbra a utilizar para casos en los que se quiere hacer una solicitud, un agradecimiento, reclamar algo, agradecer por algo, renunciar a un puesto de trabajo o para poner en conocimiento alguna información.
A nivel estructural, este documento cuenta con tres básicas partes que son el encabezado, la exposición del tema en cuestión y por último la despedida.
Indice
Elementos de la carta formal
Este documento cuenta con diversos elementos que deben ser respetados al pie de la letra para que su función comunicativa se cumpla y sea posible obtener una respuesta por parte de receptor.
Estos son:
- Membrete: aquí se contienen los datos del emisor o quien remite el documento. En el se encuentra la dirección, el número de teléfono, el correo electrónico, entre otros.
- Nombre del destinatario: el nombre a quien se va a dirigir el documento.
- Lugar y fecha: del momento en que el documento es redactado.
- Saludo o encabezado: esta parte debe escribirse haciendo uso de las fórmulas de respeto, cordialidad y cortesía.
- Introducción: una exposición breve sobre el motivo de la carta
- Cuerpo del mensaje: en esta parte es donde se plantea o se desarrolla el motivo del documento.
- Despedida: esta parte se compone de un párrafo en el que se da conclusión a la idea principal y se ofrece una cordial despedida.
- Firma: No puede faltar porque es sinónimo de respeto. Aquí el remitente coloca su nombre y su cargo.
Características de la carta formal
Una carta forma tiene como características fundamentales las siguientes:
- El texto debe tener coherencia
- Debe ser empleado un lenguaje claro, formal y sencillo.
- Son aplicadas las fórmulas propias de la cortesía.
- El contenido deber ser preciso y breve. Se obvian los detalles que no tienen mucha relevancia, dando a conocer solo la información necesaria, pero completa.
- Se deben presentar las ideas en el orden de importancia, en párrafos cortos y con coherencia.
Aspectos que se deben evitar en una carta formal
Dadas las razones por las que se realiza este tipo de documento, es muy importante para el emisor cuidar que en el no existan errores de ortografía, así como tampoco debe contener borrones, letra ilegible o tachaduras, entre otros. Se debe evitar a toda costa utilizar un lenguaje informal, ya que regularmente el remitente (quien redacta la carta) y el destinatario (quien recibe la carta), son desconocidos.
Ejemplo de una carta formal
República Dominicana, Sto. Dgo., 22 de agosto de 2019
Asunto: Solicitud de conferencia
Sr. Ángel Estévez
Ministro de Medio Ambiente y Recursos Naturales
Presente:
Por medio de esta misiva, los alumnos de cuarto año de la escuela «María del Carmen» le ponemos en conocimiento que estamos interesados en conocer e investigar sobre las medidas que la institución que dirige está realizando para alcanzar una mejoría en las condiciones actuales de nuestro medio ambiente.
Por la razón expuesta, le hacemos solicitud de una visita y que sea impartida una conferencia a nuestro recinto escolar como parte de la ¨semana para el cuidado del medio ambiente¨, que se estará realizando desde el día 2 al 7 de abril. Nuestra actividad no tiene fines lucrativos ni publicitarios, sino nuestro deseo de dar a conocer las causas al problema y ofrecer algunas posibles soluciones.
Agradecemos de antemano la atención que brinda a nuestra solicitud.
Atentamente:
Los alumnos de cuarto año
de la escuela «María del Carmen».
