Se le llama carta formal al medio de comunicación que se desempeña entre dos individuos que se conocen previamente o en el cual el tema que se trate tenga un lenguaje formal, diferente a la carta informal en la cual sucede todo lo contrario.
Antes de empezar el proceso de redacción de una carta formal es sumamente importante conocer las normas y los puntos básicos que rigen a esta clase de cartas.
Las cartas formales son empleadas en distintos ámbitos como negocios, trabajo, gobierno, educación, entre otros.
Indice
Elementos Estructurales de la Carta Formal
Todas las cartas formales deben estar compuestas por la siguiente estructura básica:
- Lugar y la fecha: Especifican el lugar donde se ubica la persona y el día en el cual se redacta la carta.
- Nombre de la persona a quien se destina la carta.
- Ocupación: Puede ser gobernador, director, asistente, secretario, entre otros.
- Saludo: Manera cordial en la cual se inicia la carta o se abre la introducción.
- Asunto: Esta parte es el encabezado de la carta formal, aquí se le informa al destinatario la razón por la cual se redacta la carta.
- Cuerpo de la Carta: Esta parte es la más trascendental de toda la carta. Se aborda el desarrollo y el motivo de la misma de manera más explicada y detallada.
- Despedida: Es un párrafo pequeño y breve que se coloca en la parte final del documento. Se sintetiza rápidamente la idea principal de la carta y se finaliza la comunicación.
- Firma: Se coloca el nombre de quien remite la carta, es decir, la persona que la envía.
Características de la Carta Formal
- Es precisa y breve.
- Hace uso de un lenguaje formal.
- Pretende entregar información completa en su redacción.
- Se realiza organizadamente con concisión, claridad, exactitud y precisión.
- En la mayoría de los casos se realiza para personas que no se conocen o para tratar tópicos formales.
- Con la carta formal se quiere entregar un mensaje claro y preciso al receptor.
Recomendaciones para redactar una Carta Formal
- Se debe pensar previamente lo que se quiere comunicar en la carta.
- Es recomendable hacer uso de membretes o encabezados a fin de que el lector entienda de manera más fácil y rápida el motivo de la carta.
- En la mayoría de las ocasiones se deben usar frases breves para que la carta formal se pueda entender leyéndose una sola vez.
- Utilizar palabras entendibles para todo público que estén relacionadas al estilo, nivel y tono de formalidad de la carta redactada.
- A fin de tener una buena redacción, es recomendable hacer uso de las tres C:
- Concisa: la carta formal debe ser concisa para que el lector la pueda leer completa en poco tiempo.
- Clara: también debe ser clara para que el receptor la entienda sin complicaciones.
- Completa: debe ser completa y explicar toda la información que se necesite dar a conocer.
- Las ideas deben colocarse en distintos párrafos por separado. En algunas ocasiones es recomendable enlistar o enumerar los párrafos para que la comprensión de la lectura se haga más fácil.
Planificación de redacción para la Carta Formal
- Escribir previamente el motivo o el objetivo de la carta formal.
- Recopilar todos los datos necesarios como los reportes, los números, correspondencia previa, etcétera.
- Hacer una lista numerada de los puntos por orden de importancia, tomando en cuenta cuales son innecesarios, siempre intentando ser lo más conciso que se pueda.
- Realizar un borrador con los puntos que se tratarán, dejando un espacio para posteriormente hacer correcciones y agregar notas.
- En el borrador se debe prestar atención a los siguientes planteamientos:
- Los datos son completos, relevantes y correctos.
- Se tienen todos los tópicos o puntos a tratar.
- La apariencia de la carta formal llama la atención.
- La estructura, la ortografía, la puntuación y la gramática son las correctas.
- Se caracteriza por ser cortés, clara y concisa.
