La justificación de un negocio o de una empresa se define como el documento escrito que se realiza con el propósito de hacerle la descripción a un negocio nuevo o existente. Esta clase de documento se usa para diferentes propósitos.
La justificación de la empresa puede estar incluida en una planificación de negocios para ser presentada a una institución financiera, formando parte de la solicitud para un préstamo. La justificación empresarial también puede usarse de forma interna para obtener la aprobación de fondos para un negocio o un proyecto en específico.
Sin importar la necesidad o el propósito de la justificación empresarial la gran mayoría de estos documentos deben estar compuestos por los mismos elementos o componentes básicos.
Pasos para realizar la Justificación de una Empresa
Crear el equipo
Se crea el equipo del proyecto en el cual se incluye un analista de audiencia, un analista de negocios analistas de contenido, de publicación y de tecnología.
También se integran a los empleados que ya existen y que tengan un amplio conocimiento acerca de la organización. Estos empleados deben estar enterados acerca de las actualizaciones o cambios que puedan hacerse en la justificación de negocios y en la intención que se quiere proyectar con el mismo.
Seleccionar un líder en el proyecto
Se escoge a una persona la cual tenga cualidades de líder por naturaleza y que tenga la experiencia en unir distintas perspectivas y en hacer una dirección clara para que la organización pueda dirigirse a través de ella.
Análisis de la organización
El analista empresarial debe escoger que persona se involucra en la promoción de la propuesta, también tiene que decidir cuales personas requieren conseguir un permiso para continuar con la planificación y quienes formarán parte de la misma para llevarla a un feliz término. Todos estos datos se organizan y se exponen en un documento guardado en una computadora para tenerlo como referencia futura.
Conocer la audiencia de la empresa
La audiencia adecuada para realizar la justificación de negocios debe determinarse. En caso de que la meta sea conseguir financiamiento para ampliar el negocio, entonces la audiencia deben ser agencias prestamistas o instituciones financieras que tengan a su cargo a proveer el préstamo.
Se debe realizar una investigación acerca de la audiencia para tener completo conocimiento de lo que se requiere y de los elementos concretos que deben añadirse a la justificación empresarial para obtener la aprobación. Se define el formato correcto en el cual se escribe el documento para llenar los requisitos que la audiencia exige.
Revisar publicaciones que se relacionen a la justificación
En esta parte se incluyen folletos y documentos comerciales. El analista de publicación tiene a su cargo realizar la investigación de las tareas y acciones que realizan otras organizaciones. También el tipo de publicaciones que la organización puede usar para ampliar las mejoras en las comunicaciones, tomando en cuenta los cambios que puedan hacerse en el proyecto.
Examinar la parte tecnológica
Se analiza la infraestructura tecnológica para definir los cambios que deben llevarse a cabo para realizar cualquier mejora que se necesite. Esta tarea le toca al analista tecnológico, al estudiar la tecnología con la que se cuenta y la que se quiere tener. Esta información se redacta en una hoja de cálculo para tenerla presente en análisis futuros realizados por el equipo del proyecto de la justificación empresarial.
Estudio y análisis de la información obtenida por el equipo
Los datos recopilados por el equipo de empresarial se usan para definir las informaciones que se colocarán en la justificación de negocios. El analista de contenido es quien realiza esta labor, teniendo presente la opinión de cada uno de los miembros del equipo. Es quien coloca el contenido final en el documento. Esta persona también decide la mejor manera en la cual se llame la atención de la audiencia para obtener el resultado requerido.
