Los archiveros son los lugares donde se recopilan o guardan todo tipo de documentos creados por instituciones o personas. Su función principal es almacenarlos y mantenerlos ordenados y clasificados, para que su búsqueda sea más rápida eficaz.
El término archivero, también es utilizado para referirse al profesional responsable de facilitar el acceso a los archivos.
Un archivero también puede referirse a un mobiliario de oficina, institución o casa, que almacena archivos y documentos. Estos vienen de diferentes clases y tamaños, alguno accesibles y hasta fáciles de transportar, mientras que otros, por almacenar cantidades de archivos no se mueven fácilmente.
Desde el Imperio Romano, hasta en las civilizaciones egipcia y griega, se tiene evidencia de la existencia de los archiveros. Los primeros documentos eran almacenados en depósitos especiales, a una temperatura adecuada para evitar la humedad. Otros documentos eran guardados en cajas de madera, envases de arcillas o cestas de paja.
Para la conservación de los documentos, es necesario contar con archivadores apropiados, que no se extravíen, o sean destruidos, que facilite el acceso, y los más importante, que asegure una adecuada localización. A continuación se describen los diferentes tipos de archivadores
Indice
Tipo de archiveros
Archiveros verticales
Son muebles con gavetas colocadas una arriba de la otra, para mantener carpetas en forma vertical. En el borde de cada carpeta se coloca una pestaña hacia arriba identificada con lo que allí se archiva, facilitando la búsqueda de los documentos. El material informativo que ahí se almacena es, de actualidad, difíciles de conseguir o de interés breve.
Archiveros horizontales
Cuentan con diferentes divisiones colocadas en forma horizontal, normalmente son abiertos, aunque otros pueden ser de puertas plegables o corredizas. Los documentos son almacenados uno encima del otro en carpetas o cajas. Utilizan un tipo especial de carpetas con pestañas en uno de los bordes angostos.
Por la periodicidad de consulta, también se dividen en archivos activos, semi-activos e inactivos.
- Archivos activos: Los documentos son consultados con frecuencia por su valor legal, operativo o administrativo. Son consultados una vez al mes y no pierden vigencia.
- Archivo semiactivo: Su finalidad es proporcionar información para demonstrar operaciones hechas anteriormente. Conservan documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal.
- Archivo inactivo: Almacenan los documentos consultados con poca frecuencia, y permanecen allí hasta su destrucción una vez que cumplida su función.
Archivero lateral
Los documentos son archivados uno al lado de otro, como libros en una biblioteca. Pueden ser organizados en carpetas o cajas donde se colocan en paralelo.
Fichero
Es un sistema de archivos físicos contenidos en cajas, donde se encuentran almacenadas fichas que son utilizadas para el registro, reseñas de libros, documentos, y resumen de datos.
Son usados regularmente en las bibliotecas y es común verlos también en entidades bancarias o consultorios médicos. Utiliza un sistema de clasificación que le permite la búsqueda de datos específicos de manera rápida y sencilla.
Estanterías con anaqueles fijos
Es un mueble donde se guardan carpetas en posición vertical en anaqueles abiertos. Este sistema es usado para archivar registros de hospitales, casa de seguros, oficinas de abogados.
Carpetas
Están fabricadas en diferentes tipos de materiales como el cartón, cartulina y plástico, de tamaño carta u oficio. Se utiliza para proteger o agrupar documentos y/o correspondencia de una persona o institución. Éstas traen una pestaña donde se escribe el título que identifica lo que se encuentra en su interior.
Las carpetas son muy útiles para guardar volúmenes de información que pueden ser agrupados por temáticas comunes. A continuación los diferentes sus diferentes tipos:
- Carpetas de fuelle Su nombre es porque se asemeja a un acordeón. Es una carpeta de manila o de cartón divisiones, las cuales contienen unas letras en orden alfabético o numérico.
- Carpetas colgantes: tiene un doble soporte de plástico ubicado en la parte superior, que permitir su colocación sobre las guías de un soporte para su ordenación y/o movilidad.
- Carpetas misceláneas Contiene los papeles de varios corresponsales, ya que es donde es colocada la correspondencia inactiva, hasta considerarla importante para abrirle una carpeta individual. Son usadas para archivar documentos de personas con los cuales no es habitual una comunicación.
- Carpetas individuales Son las carpetas asignadas a los corresponsales a las personas con las cuales se mantiene una comunicación frecuente. Se ordenan alfabéticamente detrás de cada guía, los papeles se ordenan cronológicamente por orden de fecha, la más reciente al frente.
Kardex
Es un mobiliario, para un tipo de archivo que permite, obtener información de una manera fácil. Existen muchos tipos de Kardex, pero el más usado en los procesos de inventario es la tarjeta Kardex, que proporciona información y ayudan al control de los mismos.
Es más que un registro organizado de la mercancía que se tiene en un almacén. La tarjeta Kardex, es un documento administrativo de control, el cual incluye datos generales del producto (contenido, cantidad, valor de medida y precio unitario).
